Desramaux, "Innovations technologiques en matière d'édition et de distribution des publications de la Chambre des communes" Government Information in Canada / Information gouvernementale au Canada, Volume 2, number/numéro 2 (fall/automne 1995)

Innovations technologiques en matière d'édition et de distribution des publications de la
Chambre des communes 1

R.J. Desramaux,
Directeur général,
Technologies de l'information, Chambre des communes 2


En 1995, la Chambre des communes a mis en marche deux services qui prennent avantage des innovations technologiques pour l'édition et la distribution des publications du Parlement. Le service PubNet sur le réseau étendu et interne de la Chambre des communes fournit aux députés l'acceès électronique aux publications du Parlement et autres publications, leur permet de chercher et d'extraire des informations et d'imprimer des extraits à partir de leur imprimante locale. La Chambre a également établi un serveur sur l'Internet pour la distribution des publications du Parlement aux usagers externes. Ces deux services furent mis en place pour appuyer des objectifs principaux d'affaires : réduire le volume et les coûts totaux d'impression, et fournir un accès rapide et dynamique aux renseignements sur une entreprise.

Introduction

Au début de l'été de 1994, la Chambre des communes a entrepris l'ambitieux projet de moderniser son réseau intégré de communications sonores, visuelles et informatiques, appelé réseau OASIS. Ce projet a permis de doter la colline du Parlement d'un réseau à grande distance (WAN) ultramoderne et de relier à un réseau local (LAN) les députés et le personnel de l'Administration de la Chambre. Ce nouveau réseau maximisait l'investissement fait au milieu des années quatre-vingt quand la Chambre s'est dotée d'un réseau à large bande de transmission par câble coaxial, installé à la grandeur de la cité parlementaire, qui lui offrait ainsi un maximum de variabilité, de modularité et de flexibilité.

La disponibilité d'une infrastructure de communications des données à grande vitesse a permis à l'ensemble des utilisateurs de la Chambre d'avoir accès à des serveurs d'application, à des serveurs de ressources d'information et à des passerelles de communication extérieures. Elle a en outre permis de créer de nouveaux services, ainsi que de nouveaux outils de travail puissants et captivants, afin d'aider les députés à avoir accès à un flot sans cesse croissant d'informations essentielles à leurs activités quotidiennes et à manipuler ces informations.

En 1995, on a mis sur pied deux nouveaux services afin de tirer avantage de ces innovations technologiques dans l'édition et la distribution des publications parlementaires, à savoir PubNet et Parliamentary Internet Parlementaire. Cet article décrit ces nouveaux services.

PubNet

En février 1995, après un projet pilote d'un an, le service PubNet a été offert aux députés et à leur personnel. Grâce à ce service, les députés peuvent accéder électroniquement aux publications parlementaires (et à d'autres publications), à l'aide du logiciel d'extraction de texte Interleaf WorldView. Depuis leur ordinateur personnel, les utilisateurs peuvent consulter une vaste gamme de documents, chercher et extraire des informations et imprimer sur place les passages qui leur sont utiles.

Le service PubNet a été mis sur pied à la Chambre afin d'appuyer deux objectifs clés :

(1) Appuyer les efforts de réduction des coûts d'impression offset en permettant aux utilisateurs de visionner les publications sur leur écran et d'imprimer sur demande les passages qui les intéressent;

(2) Répondre à la demande croissante, de la part des utilisateurs, de documents électroniques offrant des caractéristiques plus utiles que les documents imprimés. Les utilisateurs peuvent donc quotidiennement avoir accès, depuis leur ordinateur personnel, à une gamme de plus en plus grande de publications, notamment le Hansard, l'Ordre prévu des travaux, le Feuilleton et le Feuilleton des avis, les Procès-verbaux de la Chambre, les Procès-verbaux et témoignages des comités et l'Horaire des séances des comités. De même, en association avec le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), PubNet donne accès sur écran aux Rapports du BVG en même temps qu'ils sont publiés et d'une façon qui permet à l'utilisateur d'effectuer des recherches textuelles organisées, d'extraire des passages (couper et coller) et d'imprimer sur place ce dont il a besoin. On examine également la possibilité de conclure des associations du même genre avec d'autres ministères.

Le service PubNet est offert grâce au logiciel WorldView - produit composé de deux principaux modules : WorldView (logiciel d'affichage de publications et d'extraction de texte (MS Windows et UNIX)) et WorldView Press (logiciel FULCRUM utilisé pour compiler des collections et des mots d'index).

Puisque la Chambre des communes se sert du logiciel d'éditique Interleaf pour produire les publications en format prêt-à-photographier pour l'impression, le choix du logiciel Interleaf WorldView pour distribuer les documents sur la Colline (grâce à PubNet) présentait une solution rentable et intégrée.

PubNet est un service interne de la Chambre des communes qui s'adresse aux utilisateurs branchés sur le réseau OASIS. Pour des raisons de sécurité, personne de l'extérieur ne peut avoir accès au réseau OASIS.

Internet

En 1995, en association avec le Sénat et la Bibliothèque du Parlement, la Chambre des communes s'est également dotée d'un point d'accès ou noeud sur Internet, qui s'appelle à juste titre Parliamentary Internet Parlementaire (www.parl.gc.ca et gopher.parl.gc.ca).

Ce noeud a donc permis à la Chambre des communes, au Sénat et à la Bibliothèque du Parlement de fournir sur le réseau Internet des services d'information non partisans à un certain nombre de clients, dont le grand public, les bibliothèques, les organismes de recherche, les ministères, les groupes d'intérêt spécial, les écoles et les universités. Alors que PubNet sert à distribuer les publications parlementaires aux clients internes de la Chambre des communes, le service d'édition sur Internet s'adresse particulièrement aux gens de l'extérieur.

En juin 1995, le Bureau de régie interne de la Chambre des communes a confié à la Direction des technologies de l'information le mandat d'utiliser Internet pour fournir des services d'information et, en particulier, pour permettre l'édition électronique de toutes les publications officielles de la Chambre des communes. Les transcriptions des délibérations des comités de la Chambre des communes, ce qu'on appelle les délibérations des comités, sont devenues accessibles sur le World Wide Web d'Internet en juin 1995. Le hansard est devenu accessible sur Internet le 18 septembre 1995, pour la première séance de la Chambre des communes de l'automne. D'ici la fin de l'exercice 1995-1996, la Chambre compte faire de même pour les autres publications parlementaires.

Un large éventail de documents éducatifs et de référence est également offert sur le réseau Parliamentary Internet Parlementaire, notamment des listes et des répertoires des députés et des sénateurs; les effectifs des partis au Sénat et à la Chambre des communes; des renseignements à l'intention des visiteurs, et la «Visite du Parlement du Canada», qui comprend des renseignements généraux sur le régime parlementaire, un glossaire des termes de procédure parlementaire et des fichiers sur l'histoire des édifices du Parlement.

Le réseau Parliamentary Internet Parlementaire fait appel aux deux applications les plus populaires d'Internet, le Gopher et le World Wide Web. Puisqu'il existe des outils permettant de concevoir des solutions automatisées pour faire la conversion et l'enregistrement de documents aux fins de diffusion sur un serveur World Wide Web, toutes les publications parlementaires officielles seront accessibles sur le World Wide Web.

Tout comme pour PubNet, on a trouvé une solution intégrée qui utilise les ressources et les systèmes existants pour distribuer les publications officielles de la Chambre sur Internet. On se sert donc du logiciel Cyberleaf d'Interleaf pour convertir les documents en format Interleaf au format HTML requis pour le World Wide Web. Des programmes informatiques courants d'interface de passerelle (scripts cgi) ont été créés pour automatiser l'enregistrement des fichiers convertis aux répertoires appropriés sur le serveur et pour créer rapidement certains des renseignements sur la page d'accueil.

Le réseau Internet compte parmi les nombreuses technologies de remplacement examinées pour la distribution électronique des documents de la Chambre. À titre d'exemple, alors qu'on propose de distribuer les fichiers actuels sur Internet, on examine les technologies sur CDROM pour établir des fichiers rétrospectifs des publications de la Chambre. On produira sans doute des versions sur microfiches des documents de la Chambre aux fins de distribution aux bibliothèques de dépôt qui ne jouissent pas actuellement de l'accès en direct. En fait, la Chambre est en train d'élaborer une stratégie globale de distribution afin de déterminer les formats et les technologies appropriés pour la distribution des publications de la Chambre à divers groupes de clients, notamment sur papier, sur microformes et sur une vaste gamme de supports électroniques. La Chambre reconnaît la nécessité de procéder de façon ordonnée dans un cadre de travail global qui répond à ses objectifs administratifs, mais elle tient également compte des besoins de ses groupes de clients et de leur capacité de s'adapter à ces nouvelles technologies. Elle porte d'ailleurs une attention particulière aux besoins des bibliothèques de dépôt, compte tenu du rôle essentiel qu'elles jouent en fournissant un accès public gratuit aux publications de la Chambre des communes.

Défis et occasions d'affaires

Les services PubNet et Internet ont été mis sur pied pour appuyer les objectifs clés de la Chambre des communes. En particulier, pour réduire le volume et les coûts d'impression et pour fournir un accès rapide et dynamique à l'information relative à ses activités.

L'impression des publications parlementaires représente une dépense importante pour la Chambre des communes. Dû en grande partie à l'introduction de la technologie de l'information dans les processus de publication, les volumes d'impression des publications parlementaires ont été réduits de 60 p. 100 depuis 1992-1993, passant de 169,5 millions d'impressions par année à une prévision de 66,7 millions d'impressions en 1996-1997.

L'émergence des supports numériques dans les entreprises d'imprimerie et de publication a abattu les frontières qui séparent les activités traditionnellement associées à la création, à la manipulation, à la production et à la distribution des publications imprimées. À titre d'exemple, les publications parlementaires qui, par le passé, auraient été imprimées par procédé offset en grandes quantités sont maintenant affichées sur écran et imprimées sur demande.

L'avantage évident de ces services est la réduction des frais d'impression, de poste, de distribution et d'entreposage des documents en format papier. Cependant, l'objectif plus vaste de la Chambre des communes, soit de fournir aux Canadiens un accès utile au processus parlementaire et d'appuyer les parlementaires en leur fournissant un accès dynamique à l'information dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités quotidiennes, est tout aussi important. Les services PubNet et Internet appuient cet objectif et constituent des outils de travail qui fournissent un accès rapide et général à l'information parlementaire dans des formats qui en permettent l'utilisation plus dynamique. En se dotant de tels services, la Chambre a également favorisé une plus grande interaction entre les parlementaires et les gens qu'ils représentent.

Qui plus est, les services PubNet et Internet appuient les objectifs administratifs de la Chambre d'une manière qui permet de tirer le maximum des ressources et des systèmes existants. Ces services ont été introduits en réaffectant les ressources existantes au sein de la Chambre. Les procédés administratifs quotidiens nécessaires pour appuyer la distribution électronique des publications ont également été intégrés sans que la Chambre ait à assumer des frais supplémentaires. Il en a cependant résulté un changement spectaculaire de la façon dont l'utilisateur peut avoir accès à l'information et s'en servir.

Conclusion

La Chambre des communes a mis sur pied les services PubNet et Internet en peu de temps afin d'appuyer des objectifs administratifs clairement énoncés. Ces objectifs demeureront valides tant que la Chambre poursuivra ses efforts visant à réduire les quantités de papier utilisées afin de diminuer ses coûts de fonctionnement et de réduire au minimum les impacts sur l'environnement. Les services d'édition électronique continueront d'évoluer et, à l'avenir, offriront une plus grande valeur ajoutée à l'utilisateur final. Les services PubNet et Internet offrent tous deux des mécanismes permettant d'obtenir les commentaires des clients afin de mesurer l'utilité de l'information et la façon dont elle est présentée.


Notes

[1] On peut citer comme suit/May be cited as:

R.J. Desramaux, "Innovations technologiques en matière d'édition et de distribution des publications de la Chambre des communues," Government Information in Canada/Information gouvernementale au Canada, Vol. 2, no. 2.1F (fall/automne 1995).
<URL: http://www.usask.ca/library/gic/v2n2/desramauxf/desramauxf.html>

[2]

R.J. Desramaux
Directeur général
Technologies de l'information
Chambre des communes
Pour de plus amples renseignements, prière de communiquer avec:

Brenda Laporte
Gestionnaire
Services d'édition électronique
Direction des publications et de la télédiffusion 
parlementaires

Tél. : (613) 922-7449

Courrier électronique : laporb@parl.gc.ca

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